Un chantier de collection lié a la numérisation de 3061 registres de la BnF : étude par sondage (tirage aléatoire) en regard du traitement d’un registre (PO 12)

La série des Pièces originales rassemble plus de 500 000 pièces d’archives produites entre les IXe et XVIIIe siècle dans 3061 registres reliés au XIXe siècle. En mauvais état de conservation, elle est conservée par le département des Manuscrits de la BnF, qui souhaiterait la numériser. Un travail préalable de définition d’un protocole de traitement de masse a été mené au cours
d’une année de mémoire de l’INP. Une étude globale des 3061 volumes a été couplée à l’étude et au traitement d’un cas particulier, le registre PO 12, considéré comme représentatif. Après avoir retracé l’histoire de la série, une étude précise de sa composition et de son état a été menée à l’aide d’un sondage. L’étude du registre PO 12 a permis de mettre au point un outil de collecte de données adapté. Cinquante-trois registres à observer ont été sélectionnés par tirage aléatoire, méthode alternative à celle usuellement proposée pour les collections patrimoniales. Les données collectées ont ensuite été exploitées à l’aide d’un logiciel de
statistiques, R, qui offre de nouvelles possibilités par rapport aux tableurs de type Excel®. Un protocole d’intervention en trois phases a été défini à partir des résultats et appliqué au registre PO 12. Les temps de traitement ont été mesurés et rapportés à l’échelle de la série, grâce aux données collectées, ce qui a permis d’estimer le temps nécessaire à la préparation du fonds pour numérisation.